ERP (Entreprise Resource Planning) & Implementasi Sistem Informasi berbasis ERP

ERP (Entreprise Resource Planning)

ERP adalah sistem terpadu yang mengintegrasi dan mengotomatisasikan proses-proses bisnis yang harus diselesaikan. Khosrow-Pour, 2006.  ERP menjadikan struktur suatu organisasi lebih fleksibel, tanggung jawab manajerial menjadi lebih terpantau, peran kerja setiap pengguna menjadi lebih jelas, hasilnya perusahaan menjadi lebih adaptif, lebih bagus kinerjanya dan pekerjanya menjadi lebih mudah untuk merencanakan dan mendapatkan bisnis baru.

Menurut Monk dan Wagner, 2009, ERP dapat meningkatkan performance proses bisnis, ERP  membantu mengintegrasikan operasional perusahaan melalui aplikasi terintegrasi suatu software yang databasenya dapat digunakan oleh semua departemen di perusahaan tersebut. Contoh dari ERP adalah SAP, Oracle, People Soft, Baan.

ERP berkembang dari Manufacturing Resource Planning (MRP II) dimana MRP II sendiri adalah hasil evolusi dari Material Requirement Planning (MRP) yang berkembang sebelumnya. Sistem ERP secara modular biasanya menangani proses manufaktur, logistik, distribusi, persediaan (inventory), pengapalan, invoice dan akuntasi perusahaan. ERP sering disebut sebagai Back Office System yang mengindikasikan bahwa pelanggan dan publik secara umum tidak dilibatkan dalam sistem ini. Berbeda dengan Front Office System yang langsung berurusan dengan pelanggan seperti sistem untuk e-Commerce, Customer Relationship Management (CRM), e-Government dan lain-lain.

Implementasi system informasi berbasis ERP

Penerapan ERP merubah proses bisnis  dan system informasi yang ada, karena ERP melingkupi seluruh bagian dari perusahaan, maka bila ERP tidak berjalan, dapat terjadi kelumpuhan operasional pada perusahaan. Champ et al. (2004) menyatakan bahwa ERP bukanlah tentang mengganti system software yang ada, tetapi ERP adalah tentang me-re-engineering dan mentransformasi penerapan bisnis menjadi best business practices.

Sehingga Champ et al., 2004, menyatakan bahwa penerapan ERP yang berhubungan dengan system informasi dimulai dari system environment -nya yang mencakup :

• Suitability of software dan hardware; paket ERP bersifat umum, sehingga bila bisnis perusahaan bersifat unik maka untuk dapat memanfaatkan ERP semaksimal mungkin perusahaan harus menggunakan software dan hardware yang sesuai dengan persyaratan yang dibutuhkan
• Ketepatan data, karena data di satu modul akan mempengaruhi data di modul yang lain, maka ketidaktepatan data akan memberikan hasil yang salah / error. Oleh karena itu akurasi data sangat diperlukan (Duchessy, 1999; Sum et al., 1997)

Perubahan lingkungan bisnis yang sangat cepat memerlukan penyajian data secara instan dalam bentuk kuantitas dan kualitative yang tidak dapat disediakan oleh system informasi tradisional; oleh karena itu Persson dan Stirna (XXX) menekankan setelah menerapkan  ERP yang mampu memberikan pandangan bisnis menyeluruh dari suatu informasi dan dari suatu arsitektur teknologi informasi, harus dilakukan :

• Regular update / upgrade untuk menyesuaikan dengan perkembangan teknologi, produktifitas dan permintaan user; sehingga konsistensi dan integritas data  pada seluruh modul dapat dipertahankan
• Knowledge management system (KMS), system informasi yang mendukung inisiatif  KMS  akan meningkatkan kemungkinan perusahaan mencapat tujuannya
• Integrated Management Information System,  penggabungan informasi lama dan baru, pengolahan informasi secara real time, distribusi informasi yang tepat; untuk mendukung pengambilan keputusan.

Lebih lanjut dikatakan (Persson, Stirna, XXX) Kontribusi ERP terhadap   manajemen kualitas   adalah:

• Quality management solutions
• Entreprise performance management solutions
• HRM Solutions

Dan implementasi system informasi yang berbasis ERP dapat terlihat pada:

• Customer Relationship Management (CRM); menstimulasi kepuasan pelanggan, memaksimalkan penjualan yang efisien, mengantisipasi dan memenuhi kebutuhan konsumen yang unik, mengurangi biaya pelayanan, mengakselerasi komersialisasi ide, membagi informasi tentang konsumen keseluruh perusahaan; sehingga meningkatkan keuntungan perusahaan.
• Supply Chain Management (SCM), real time information, menghubungkan informasi bisnis kepada supplier, mendapatkan harga, kualitas, lead time dan pelayanan terbaik dari supplier, informasi terdokumentasi dengan baik
• Electronic Document Management (EDM); dapat ditransformasi ke luar perusahaan, informasi dapat diolah dengan lebih baik
• File Management (FM); versi terupdate yang akan diakses oleh pengguna, workflow yang teritegrasi dan proses approval yang lebih ringkas.
• Service Management (SM); solusi total untuk memaksimalkan keuntungan perusahaan dan kepuasan pelanggan
• Product Lifecycle Management (PLM); mengurangi biaya, meningkatkan kualitas dan mempercepat pengiriman produk ke pasar, informasi produk dapat di oleh pada siklus apa saja, sehingga semua pihak dapa merespon dengan lebih cepat
• E-Learning; pembelajaran dapat dilakukan dengan lebih strategis, meningkatkan kinerja, partisipasi pelatihan karyawan dapat dimonitor selalu, informasi produk dapat diperoleh secara konsisten
• Workflow Management System; membantu perusahaan untuk mendapatkan,  menyimpan dan mengkatalogkan informasi.

Sumber : http://mygreenworld.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2010/07/12/erp-entreprise-resource-planning-implementasi-sistem-informasi-berbasis-erp/